49. ordinære generalforsamling den 19. marts 2019

Til stede var 16 personer repræsenterende 12 parceller.

Formanden Marianne Polk bød velkommen.

Punkt 1. Valg af dirigent

Jesper Højte Stenbæk blev valgt som dirigent.

Dirigenten konstaterede, at indkaldelsen til generalforsamlingen var udsendt rettidigt og dermed lovligt varslet.

Punkt 2. Formandens beretning

Bestyrelsesmøder

Siden sidste generalforsamling har bestyrelsen afholdt 5 bestyrelsesmøder. I det forgangne år har vi afsluttet de udfordrende sager, vi har haft med myndigheder de seneste år.

Godkendelse af nye vedtægter

På en ekstraordinær generalforsamling den 17. april 2018 behandlede og godkendte vi den endelige formulering af de nye vedtægter, så de svarer til den nye virkelighed efter udmatrikulering af veje og p-pladsen. Ligeledes blev de suppleret med en tilføjelse om mulig gebyrpålæggelse ved for sent indbetalt kontingent. Kommunen har godkendt vedtægtsændringerne uden anmærkninger. De ligger på hjemmesiden under vedtægter.

Kloaksagen

Det sidste punktum i kloaksagen blev sat i efteråret 2018. Hullet ved den kloak på Ternevej, som startede hele kloaksagen, genopstod i form af et hulrum under asfalten. FORS satte et kloakfirma på opgaven. De fandt ikke et hul, men fjernede to drænrør, der ulovligt var sluttet til kloakken, og lukkede det hele til igen med asfalt og nyt dæksel.

Ejendomsbeskatning af Fællesarealerne (SKAT)

Grundejerforeningen modtog i efteråret svar fra Skatteankestyrelsen på den klage, vi havde indgivet over en pludselig værdisætning og beskatning af fællesarealerne, som kom efter udmatrikuleringen af vejene. Vi fik medhold i sagen og værdien er igen fastsat til 0 kr.

Legepladsen

Det har været meget svært at holde faldunderlaget under legeredskaberne fri for ukrudt. Ukrudtet kommer lynhurtigt igen. Derfor har bestyrelsen besluttet at så græs, som kan slås sammen med resten af arealet. I september inviterede bestyrelsen til arbejdsdag, og der blev fjernet grus, pålagt jord og sået græs. Området har i efteråret været spærret af for at skåne det nye græs. Bestyrelsen har fremadrettet ikke planer om at invitere til arbejdsdage, da der ikke er opbakning til dem, og grundejerforeningen må i stedet for købe sig til lignende opgaver.

Plejeaftale med Klør Fem

Bestyrelsen har også i 2018 haft aftale med Klør Fem om græsslåning på fællesarealerne, og det fortsætter i 2019.

Bekæmpelse af råger i Kildemosen

I lighed med de foregående år har bestyrelsen været i kontakt med Roskilde Kommune om regulering af rågebestanden, men reguleringen/indsatsen holder ikke længe. Bestyrelsen har desuden italesat problemet ved et arrangement om rågeproblemer i Viby og ved et møde mellem grundejerforeninger i Viby/Dåstrup og Roskilde Kommune. Vi opfordrer også beboere, der føler sig generet af rågerne, til at tilkendegive problemet over for kommunen.

Picnic

Gennem nogle år har bestyrelsen forsøgt at skabe lidt socialt samvær gennem et uformelt picnicarrangement på arealet ved legepladsen i august måned. Desværre har der ikke været nævneværdig interesse for dette arrangement, så bestyrelsen vil fremover ikke invitere til dette.

Velkomstpraksis

Flere ejendomme i grundejerforeningen er blevet handlet de sidste par år. Derfor har bestyrelsen udarbejdet en velkomstpraksis: Et af bestyrelsens medlemmer byder de nye beboere velkommen og får en sludder med dem. Bestyrelsesmedlemmet medbringer et velkomstbrev, som indeholder praktiske oplysninger om grundejerforeningen. Det ligger også på grundejerforeningens hjemmeside under Praktiske oplysninger.

GDPR (General Data Protection Regulation)

Bestyrelsen har udarbejdet en privatlivspolitik for Grundejerforeningen Birkager, der beskriver, hvilke personlige oplysninger grundejerforeningen har/kan have om medlemmerne, og hvordan de behandles. Den fulde tekst kan ses på grundejerforeningens hjemmeside under Privatlivspolitik.

Snerydning (på c-veje)

Et medlem af grundejerforeningen har undersøgt erstatningsspørgsmålet på stikvejene, som kommunen ikke rydder for sne. Vejdirektoratet (øverste vejmyndighed) oplyser, at kommunen er ansvarlig, hvis nogen kommer til skade på vejen pga. sne og is, mens husejeren har pligt til at rydde fortovet og er erstatningsansvarlig for uheld på fortovet.

Afslutning

På ovenstående baggrund takkede formanden bestyrelsens medlemmer for deres værdifulde arbejdsindsats i det forløbne år samt revisorerne for at holde et vågent øje med anvendelsen af grundejerforeningens økonomiske midler og overlod herefter beretningen til generalforsamlingen.

Efter en kort dialog omkring c-vejene blev formandens beretning godkendt.

Punkt 3. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse

Kasseren fremlagde regnskabet, der blev godkendt uden kommentarer.

Punkt 4.1. Forslag til kontingent

Kontingentforslag på kr. 600,00 (uændret i forhold til 2018) blev fremlagt og godkendt.

Punkt 5.1 Forslag fra medlemmerne

Der var fremsendt forslag om muligheden for erhvervelse af græsareal ud for matrikel (på ”Fingrene”) og/eller om muligheden for at sætte en gynge i et træ og/eller at opføre et lille legehus.

Forslagsstiller var blevet forhindret i at deltage, og forslaget blev præsenteret af bestyrelsen, der under henvisning til referatet fra sidste års generalforsamling samt SKAT’s 0-værdiansættelse af fællesarealerne ikke fandt det muligt at arbejde videre med et delsalg.

Forslaget blev drøftet inkl. punktet omkring gynge og legehus.

Der var bred enighed om ikke at arbejde videre med muligheden for erhvervelse af græsareal ud for matrikel.

Der ønskes ikke legehus på "Fingrene," men henvises til legepladsen på Mågevej. En gynge kan placeres i et træ, men skal tages ned efter endt leg. Oprydning skal ske af hensyn til græsslåning samt et eventuelt erstatningsansvar ved uheld med legeredskaberne.

Punkt 6. Valg af medlemmer til bestyrelsen

På valg var Marianne Polk og Leif Puggaard (begge villige til genvalg).

Marianne og Leif blev begge genvalgt.

Punkt 7. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen

1. suppleant: Lizzie Birgit Larsen blev valgt.

2. suppleant: Minna Kristensen blev valgt.

Punkt 8. Valg af 2 revisorer og en revisorsuppleant

Jytte Frenning og Birgit Hansen blev begge genvalgt som revisorer.

Lizzie Birgit Larsen blev genvalgt som revisorsuppleant.

Punkt 9. Eventuelt

Bestyrelsen ønskede at høre, om der kunne være stemning for afholdelse af sociale arrangementer i grundejerforeningen? I så fald skal der laves et lille festudvalg, da bestyrelsen ikke ønsker at være primus motor for disse. Der er dog krav om deltagelse af et bestyrelsesmedlem, hvorfor interesserede bedes rette henvendelse til bestyrelsen via grundejerforeningens e-mail.

Bestyrelsen vil i det kommende år kontakte nogle af de unge børnefamilier for at opfordre dem til at komme med ønsker til- og aktivt indgå i et festudvalg.

Der opfordres til, at alle, der føler sig generet af råger, individuelt sender en klage til kommunen på e-mail veje@roskilde.dk

Hvis man opdager et hul i vejen, manglende gadebelysning mv. kan man give kommunen et praj på https://roskilde.dk/giv-et-praj

"Giv et praj - Roskilde Kommune" findes også som app til Android og iOS.

Ønske om udvidelse af Nabohjælp og præsentable matrikler blev drøftet.

Afsluttende bemærkninger

Formanden takkede dirigenten og afsluttede herefter mødet.

For godkendelse af referatet kvitteres hermed:

Marianne Polk Pia Eg Andersen Jens Nørgaard (referent)

Formand Næstformand Kasserer

Leif Puggaard Vivi Brammer Jesper Højte Stenbæk

Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Dirigent

Konstituering af den nye bestyrelse blev foretaget umiddelbart efter generalforsamlingen:

Formand: Marianne Polk

Næstformand: Pia Eg Andersen

Kasserer: Jens Nørgaard

Bestyrelsesmedlem: Leif Puggaard

Bestyrelsesmedlem: Vivi Brammer